Kinh tế khó khăn kéo theo đó là việc các đơn vị cũng không muốn chi mạnh tay để tổ chức các sự kiện “hoành tráng”. Điều này đặt các công ty như VẠN ĐẮC PHÚC vào tình huống là làm thế nào để tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện? Qua bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn về vấn đề này.
1. Biết được ngân sách của mình là bao nhiêu?
Bạn không thể làm được một chiếc bánh nếu không chuẩn bị trước nguyên liệu, vậy nên bạn sẽ tổ chức một sự kiện như thế nào nếu không biết ngân sách cho phép mình làm điều này là bao nhiêu? Hãy đề cập việc này với đồng nghiệp và cấp trên của bạn để tìm hiểu xem ngân sách của bạn là bao nhiêu. Từ đó, bạn sẽ biết được mình sẽ phải chi ra bao nhiêu cho các đầu việc nhỏ như thuê địa điểm tổ chức, khách mời, ăn uống, trang trí sân khấu, quà tặng, giải trí, và các chi phí phát sinh.
2. Tìm kiếm nhà tài trợ
Sự phối hợp giữa các đơn vị tổ chức và nhà tài trợ cho sự kiện mang lại ích lợi cho đôi bên. Một bên sẽ có thêm kinh phí để “chạy” event và bên còn lại sẽ quảng bá được tên tuổi của mình. Đến đây thì nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là tìm được nhà tài trợ cho event sắp tới.
3. “Mặc cả” về chi phí thuê mặt bằng
Hãy lên danh sách vị trí và giá cả về những địa điểm cho thuê mặt bằng để tổ chức sự kiện xung quanh khu vực bạn sống. Theo sự quan sát của công ty VẠN ĐẮC PHÚC chúng tôi thì năm vừa qua do kinh tế khó khăn nên các hội trường tổ chức Event cho thuê rất vắng khách. Hãy nghiên cứu chi phí thuê tại các địa điểm và làm những phép so sánh để chọn ra được nơi ưng ý nhất.
Nếu bạn có nhu cầu phục vụ đồ ăn tại sự kiện thì hãy chọn hình thức buffet vì nó giúp tiết kiệm đáng kể chi phí so với hình thức ngồi bàn ăn truyền thống.
Thức uống tại sự kiện thì nên đa dạng về loại nhưng hãy cắt giảm hay kiểm soát việc sử dụng những loại đồ uống đắt đỏ như rượu ngoại, cocktail…
5. Chi phí âm thanh, ánh sáng
Các địa điểm cho thuê sân khấu tổ chức sự kiện thường được trang bị sẵn hệ thống ánh sáng và âm thanh. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí tổ chức thì nên ưu tiên sử dụng các thiết bị này chỗ cắt giảm chi phí vận chuyển hay giá thuê phát sinh khi sử dụng của bên khác.
Tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện không hề khó, miễn là bạn chịu khó đầu tư thời gian để tính toán, tìm hiểu hay thậm chí phải mặc cả nữa. Nếu làm tốt 3 công việc này thì chắc là bạn sẽ tổ chức thành công các event cho dù ngân sách có eo hẹp như nào đi chăng nữa.
