Event là một nghề đòi hỏi sự năng động và có kỹ năng quản lý đầu việc tốt. Vì vậy, những người làm Event thường phải gánh vác một khối lượng công việc lớn. Những người mới vào nghề, kinh nghiệm còn ít sẽ hay cảm thấy lúng túng và bối rối trong việc sắp xếp công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Hãy nhớ, với nghề tổ chức sự kiện, bạn không thể làm việc theo kiểu cuốn chiều. Mọi thứ đòi hỏi bạn phải hoàn thành trước ngày diễn ra chương trình và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Không chỉ có vậy, sức ép trong nghề Event đến từ rất nhiều phía, đôi khi có thể khiến bạn phát điên, cảm thấy thiếu hụt thời gian trầm trọng. Nếu không biết cách quản lý từng đầu việc, bạn thậm chí không có thời gian để ăn, ngủ và công việc không hề hiệu quả. Hãy thử làm theo các phương pháp sau nhé:
Ghi chép ra giấy
Đừng nghĩ rằng bạn có một trí nhớ siêu việt, có thể nhớ mọi thứ đầu. Đó là việc làm nguy hiểm nếu bạn không viết tất cả đầu việc và kế hoạch hoàn thành ra giấy. Việc này cũng giúp bạn lưu giữ dễ dàng và rà soát công việc cẩn thận hơn, nhìn ra đâu là việc cần giải quyết trước. Bạn có thể sử dụng lịch bàn hoặc sổ tay đẻ ghi chú công việc, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý đầu việc trên máy tính. Nhìn vào đó, bạn biết ngay cần ưu tiên thứ gì, thứ gì đã xong. Việc gạch bỏ một đầu việc cũng giống như bạn vừa gỡ xong một đoạn dây rối.
Liệt kê đầu việc
Dù là sự kiện cho vài chục hay vài trăm người, dù là sự kiện nhỏ như hội thảo hay sự kiện lớn như ngày hội gia đình hàng ngàn khách, thì việc liệt kê đầu việc là cơ sở để bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào. Những người làm event phải đặc biệt ưu tiên phần này.
Sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc
Gần đến giờ G của sự kiện, nhưng thiệp chưa thiết kế xong và chưa phát ra cho khách mời, thế là trước 1 ngày diễn ra sự kiện, cả công ty phải túa đi phát thiệp để chúng kịp đến tay khách mời trước khi sự kiện diễn ra. Bạn biện minh rằng bạn có quá nhiều việc phải giải quyết đến nỗi làm không kịp, nhưng điều này cho thấy điểm yếu trong việc quản lý sắp xếp công việc của bạn. Có những việc cần phải giải quyết gấp một cách sống còn, có những công việc tương đối gấp rút nhưng bạn có thể giải quyết sau…, hãy chia nó theo thứ tự ưu tiên để biết nên làm việc gì trước, việc gì sau.
Tránh ôm đồm quá nhiều việc
Nếu bạn là một người quản lý công việc bận rộn quá mức, hãy xem lại cách điều phối và phân công công việc. Bạn nên san đều đầu việc cho những người khác và hỗ trợ họ khi cần. Bạn than thở rằng gã designer đưa ra những tác phẩm thật tệ, cô nàng chuyên lo việc hậu cần cũng còn thiếu chu đáo, bài PR do chuyên viên PR viết không làm bạn hài lòng, trong khi đó bạn giỏi cả việc lập kế hoạch, design, dịch thuật, thực hiện… và như vậy bạn cố gắng tự tay làm nó từ A tới Z. Sẽ có hiện tượng người cùng nhóm ngồi chơi trong khi bạn như bị chôn vùi trong cả núi công việc.
Bạn luôn phải biết cách chia công việc cho người khác để tất cả mọi việc kịp tiến độ
Những người ôm đồm công việc thường là những người cầu toàn. Họ cho rằng thà để mình cáng đáng thêm phần việc đó còn hơn giao cho người khác. Nhưng thực ra, giữa tình huống là các hạng mục công việc đều hoàn hảo nhưng chỉ hoàn thành dở dang do bạn không có thời gian làm kịp, hay các hạng mục được thực hiện một cách tương đối nhưng hoàn thành 100%, lựa chọn nào là tốt hơn ? Vì việc phải hoàn thành tất cả mọi việc cho kịp tiến độ, đôi khi bạn phải chấp nhận một điều là chất lượng công việc không thể hoàn hảo tuyệt đối như bạn mong muốn.
Tập trung cao độ khi làm việc
Nhiều người than phiền rằng đồng nghiệp mở nhạc, tiếng xe ồn ào… làm cho họ không thể nào tập trung vào công việc và công việc bị giảm hiệu quả, điều đó chứng tỏ họ dễ bị phân tán và không tập trung cao độ trong công việc. Khi tôi đang làm việc thì cho dù xung quanh ồn ào đến mấy thì tôi cũng hầu như không nghe thấy gì, nói đúng hơn, tôi có nghe tiếng ồn nhưng đầu óc tôi không tập trung phân tích tiếng ồn đó và điều đó giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Công việc này cứ nối tiếp công việc khác, tôi xoay liên tục như chong chóng nhưng trong lòng vẫn có một cảm giác rất nhẹ nhàng, 4 tiếng làm việc tập trung cao độ dường như có thể bằng 8 tiếng đồng hồ của người khác và điều đó giúp tôi tiết kiệm thời gian rất nhiều.
Nhiều người có thói quen cứ chốc lát lại dạo qua Facebook một lần trong khi làm việc ở văn phòng, việc này không làm họ mất nhiều thời gian nhưng lại làm họ mất tập trung. Hãy quy hoạch thời gian riêng cho việc đọc tin tức trên mạng, check Facebook, blog… nếu bạn muốn làm việc này ngay trong giờ làm việc, còn trong thời gian làm việc, tuyệt đối gạt hết qua một bên những gì có thể làm bạn phân tán tư tưởng.
Đừng bỏ lỡ các buổi hẹn hò, vui chơi
Khi nhìn thấy tôi dẫn vợ đi mua sắm vào ngày thứ 7, một người bạn lấy làm bất ngờ, họ nói rằng một người làm kinh doanh bận rộn như tôi sao lại dành thời gian cho một việc lãng phí thì giờ như vậy. Những người làm việc chăm chỉ cho rằng việc dành một buổi tối hay thứ 7, chủ nhật đi ăn nhậu hay uống cafe với bạn bè quả thật là xa xỉ, họ thà dành buổi tối đó để hoàn thành một kế hoạch đang rất gấp rút. Không nên như vậy, những buổi vui chơi này là cách tốt để bạn cân bằng cuộc sống và tạo dựng quan hệ cho mình. Bạn sẽ sớm biến thành một cỗ máy khô khan nếu từ sáng đến tối, từ ngày này qua tháng khác liên tục “cày sâu cuốc bẫm”
Không nên làm việc đêm
Bạn làm việc tập trung nhất vào ban đêm, vì vậy bạn thường thức rất khuya để làm việc, cafe đậm đặc và thuốc lá là những trợ thủ đắc lực giúp bạn làm việc hiệu quả. Nhờ vậy, bạn làm được nhiều việc hơn nhưng đó là cách hủy hoại bản thân cần phải tránh xa, nhờ thức khuya, bạn có thêm 2 đến 3 tiếng mỗi ngày nhưng tuổi thọ của bạn sẽ bị trừ dần mỗi ngày 2 đến 3 tiếng. Cỗ máy nào cũng cần thời gian bảo dưỡng, nếu bạn vận hành nó suốt ngày suốt đêm, có thể dẫn đến tình trạng quá nhiệt hoặc khô dầu mỡ, và bản thân bạn cũng vậy.
